Справка о доходах физического лица нужна для подтверждения размера полученного дохода в целях налогообложения. Больше информации о справке вы найдете в статье.
Общие сведения о справках о доходах
Сведения о доходах физических лиц и суммах НДФЛ представляются в форме справки. Она называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Обращаем внимание на то, что в настоящее время существует два вида справок о доходах. Вид справки, выдаваемой гражданину, зависит от того, уплачивал ли работодатель за гражданина НДФЛ.
В общем случае работодатель выступает в качестве налогового агента и удерживает НДФЛ у своих сотрудников. Тогда в случае если работник или другое физлицо, которые получали доходы у работодателя, обратились с заявлением о выдаче справки о доходах физлица и суммах НДФЛ, то работодатель обязан такую справку выдать. Хотя по умолчанию такие справки работодатель не выдает.
Напомним, что налоговыми агентами признаются лица, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ. Налоговыми агентами в большинстве случаев являются работодатели.
Форма справки утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@. Форма справки имеет код КНД 1175018.
Ранее эта справка называлась «Справка о доходах 2-НДФЛ». В настоящее время 2-НДФЛ из названия исчезло, но в обиходе такое название еще используется. Но чаще её называют «Справка о доходах физического лица».
Однако бывают ситуации, когда работодатель по каким-либо причинам НДФЛ у сотрудника или контрагента не удержал. В этом случае работодатель обязан сообщить сотруднику или контрагенту об этом. А также он должен направить ему справку о доходах и суммах налога физического лица. Сделать он это должен не позднее 25 февраля следующего года. Данная справка представляет собой четвертый и пятый листы документа по форме 6-НДФЛ, который работодатель пересылает в налоговую инспекцию.
В настоящей статье мы более подробно рассматриваем вопросы, связанные со справкой о доходах и суммах налога физического лица для случаев, когда работодатель налог НДФЛ удержал. Напомним, что справку иногда называют справкой 2-НДФЛ.
В каких случаях физическому лицу нужна справка
Справка может понадобиться в следующих случаях:
- для получения по новому месту работы стандартных налоговых вычетов на детей, так как они предоставляются только до месяца, в котором ваши доходы за текущий календарный год, облагаемые НДФЛ по ставке 13% (за исключением доходов от долевого участия в организации, а также выигрышей в азартных играх и лотерее), не превысили 350 тысяч рублей;
- заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ, если по окончании календарного года гражданин обязан представить ее и (или) если он хочет получить налоговые вычеты через налоговый орган;
- представления по иному месту требования, когда необходимо подтвердить размер доходов. Это может потребоваться, например, для получения банковского кредита, визы на въезд в иностранное государство.
Для получения справки гражданин подает заявление работодателю о выдаче справки о доходах за определенный год.
Работодатель указывает в Справке отдельно по группам доходов, в отношении которых применяются разные ставки НДФЛ:
- виды полученных работником доходов (с указанием соответствующего кода дохода) и их суммы;
- виды предоставленных налоговых вычетов (стандартных, социальных, имущественных) и их суммы;
- общую сумму дохода;
- размер налоговой базы;
- суммы исчисленного, удержанного (в частности, излишне удержанного) и перечисленного в бюджет НДФЛ;
- сумму НДФЛ, не удержанную работодателем (или иным налоговым агентом).
Справку подписывает законный представитель налогового агента (например, генеральный директор) или любое уполномоченное им должностное лицо.
Печать на справке не нужна. Ее проставление не предусмотрено ни формой справки, ни утвердившим ее упомянутым выше Приказом ФНС России.
Справка работнику могут выдать в электронном виде. В этом случае её заверяют электронной цифровой подписью.
Срок выдачи и срок действия справки
По письменному заявлению гражданина работодатель (или иной налоговый агент) обязан предоставить ему Справку:
- в течение трех рабочих дней, если гражданин работает либо ранее работал у него по трудовому договору;
- в последний день работы, если гражданин увольняется;
- в течение 10 дней, если гражданин получил от работодателя (налогового агента) иной доход.
Справку можно запросить за любой период выплаты дохода.
Дистанционному работнику справка о доходах физического лица может быть выдана на бумажном носителе. Как правило, это делают по почте заказным письмом с уведомлением. Выдать справку можно в форме электронного документа, если это указано в заявлении о получении справки.
А если работодатель в течение календарного года не смог удержать исчисленную сумму НДФЛ из доходов гражданина? Тогда он должен направить сведения об этом одновременно в налоговую инспекцию и гражданину. Сделать это он должен не позднее 25 февраля следующего года. При этом гражданину справка передается в другой форме. По сравнению с той, которую ему выдают по его просьбе.
Полезно иметь в виду следующее. Граждане имеют возможность выгружать Справки на свой компьютер в личном кабинете на сайте ФПС России. Кроме того, получить Справку о доходах в электронном виде можно и на портале госуслуг. При этом необходимо учитывать сроки подачи работодателями сведений в налоговый орган. Напомним, что они делают это не позднее 25 февраля следующего года.
Формально справка о доходах физического лица не имеет срока действия. Поэтому при необходимости подтверждения размера полученных доходов ее можно использовать независимо от даты оформления. Однако в отдельных случаях важен период времени, за который гражданин получил доход, отражаемый в Справке. Поэтому данный период условно можно назвать сроком действия Справки.
Так, за перерасчетом налоговой базы и возвратом излишне уплаченного НДФЛ гражданин может обратиться в налоговую инспекцию в течение трех лет со дня окончания календарного года, в котором был уплачен налог.
Если справка предназначена для представления в другие организации, то срок её действия устанавливается этими организациями. Так, например, для одобрения кредита банк может потребовать Справку о доходах за последние шесть месяцев. В таком случае срок действия Справки, как правило, не превышает одного месяца со дня выдачи.