Об электронном документообороте простыми словами

В последнее время электронный документооборот (ЭДО) все шире используется организациями и предпринимателями для оперативного ведения бизнеса и обмена документами в электронном виде. В целом переход на ЭДО и его применение не является сильно сложным. О некоторых особенностях электронного документооборота вы узнаете из статьи.

ЭДО: что это и зачем нужен?

Под электронным документооборотом (ЭДО) понимают такой способ организации работы с документами, когда они формируются не в бумажном, а в электронном виде и передаются по телекоммуникационным каналам связи.

Электронный документ — это обычный файл в формате .doc или .pdf, заверенный электронной подписью. Особенностью такого документа является то, что его можно создать и прочитать в любом текстовом редакторе.

Процесс передачи документов схож с работой электронной почты. Основное отличие состоит в том, что все происходит через систему оператора ЭДО. Оператор является администратором процесса. Он осуществляет доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения документов электронной подписью, хранит архив документов.

Оператором электронного документооборота может быть только российская организация, соответствующая требованиям, установленным Приказом ФНС РФ.

Среди основных требований, которым должен удовлетворять оператор ЭДО, можно назвать следующие:

  • наличие лицензий ФСБ России и Роскомнадзора;
  • наличие сертифицированных программных средств;
  • наличие сертифицированных средств электронной подписи;
  • обеспечение электронного документооборота с применением усиленной квалифицированной электронной подписи;
  • наличие расположенной на территории РФ телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей круглосуточный электронный оборот документов.

Список операторов ЭДО, одобренных Федеральной налоговой службой РФ, можно найти на сайте nalog.ru.

Какие же есть преимущества у ЭДО? Перечислим их.

  1. За счет применения электронного оборота документов снижаются трудовые, временные и финансовые затраты на создание, поиск, отправку, учет и хранение документов.
  2. В любой момент времени участники процесса могут знать состояние документа (кто именно с ним работает).
  3. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить.
  4. Система фиксирует все этапы работы с документом. Всегда можно узнать, кто и когда вносил в документ изменения.
  5. Работать с документами можно удаленно в удобное время.

А есть ли недостатки? Да, недостатки есть. К ним можно отнести следующие:

  1. финансовые затраты на приобретение и сопровождение системы, которые зависят от количества пользователей;
  2. относительно ощутимое время на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;
  3. обеспечение безопасности системы, которое требует выпуска необходимых электронных подписей, защиты от проникновения извне и т.п.;
  4. необходимость наличия администратора, обеспечивающего поддержку и работоспособность системы, а также обеспечение сохранности документов и информации.

Какие электронные подписи используются в ЭДО

Для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, то есть имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной подписью. Именно электронная подпись гарантирует, неизменность документа после его отправки.

Существует три вида электронной подписи:

  • простая подпись;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Простая электронная подпись содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а только удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средств.

Простая подпись, как правило, применяется:

  • при банковских операциях через онлайн-банк;
  • для получения госуслуг;
  • для заверения документов электронного внутрикорпоративного документооборота.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы. Но при этом она не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (в этом состоит одна из её особенностей).

Применяются неквалифицированные подписи, например, в банковской системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную подпись сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или организация может создать её собственными силами.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная подпись.

Самым защищенным видом электронной подписи является усиленная квалифицированная подпись. Электронный документ, подписанный этой подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручно.

Поэтому на практике наиболее распространенной является квалифицированная подпись.

Для создания и проверки электронной подписи используется ключ электронной подписи, а для проверки подлинности электронной подписи используется ключ проверки подписи.

Квалифицированную подпись получают только в аккредитованном удостоверяющем центре в виде специального документа, который называется сертификат ключа проверки электронной подписи. Документ выдают либо в электронной виде на USB-накопителе, либо на бумажном носителе.

Сертификат ключа проверки подтверждает принадлежность его конкретному лицу, которое подписывает документы.

Сертификат ключа имеет определенный срок действия. По завершении срока действия подписанный квалифицированной подписью документ остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовал.

Квалифицированная подпись нужна для того, чтобы организация (или ИП) могла:

  • сдавать отчетность;
  • участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах;
  • работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов, в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании или ИП, регистрации онлайн-кассы и т.п.;
  • получать государственные и муниципальные услуги;
  • подписывать электронные счета-фактуры;
  • обмениваться документами с работниками на удаленке.

В электронном документообороте можно использовать все три вида подписей. Выбор вида подписи зависит от характера документооборота, важности и степени юридической силы электронных документов, законодательно установленных требований к виду подписи при передаче документов, например, в контролирующие органы.

Как в документообороте использовать электронные подписи

Квалифицированную электронную подпись удобно использовать при обмене электронными документами с контрагентами. В частности, для подписания таких документов, как:

  • договоры;
  • счета;
  • письма;
  • товарные и транспортные документы;
  • акты выполненных работ и оказанных услуг;
  • акты сверки взаиморасчетов.

Неквалифицированную ЭП удобно применять при ведении внутреннего корпоративного ЭДО, например можно подписывать и пересылать работникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

При использовании ЭДО в обмене документами с внешними контрагентами с ними нужно заключить соответствующее соглашение. При отправке и получении документов (контрактов, писем, счетов, первичных документов) можно использовать простую и неквалифицированную подпись.

При использовании простой подписи в соглашении должны быть установлены:

  • правила определения лица, подписавшего документ, по его простой подписи;
  • обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой подписи, соблюдать его конфиденциальность.

При использовании неквалифицированной электронной подписи соглашение должно предусматривать порядок её проверки.

Если же электронные документы планируется подписывать квалифицированной подписью, то предварительных соглашений заключать не требуется.

Как при ЭДО хранятся электронные документы

Документы с контрагентами, подписанные электронной подписью любого вида, можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ.

Для электронных документов установлены те же сроки хранения, что и для бумажных документов. Например, договоры возмездного оказания услуг, первичные учетные документы и регистров бухучета должны храниться пять лет. Некоторые кадровые документы должны храниться 50 и 75 лет. Для налоговых документов по расчетам и уплате налогов предусмотрен срок хранения 4 года.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов ИП

По запросу налоговой можно представлять электронные документы по каналам телекоммуникационных сетей, но только в форматах, утвержденных ФНС РФ. Заверять печатью и подписью электронный документ не требуется, поскольку он подписан электронной подписью.

Если же электронный формат документа не утвержден ФНС, то он представляется на бумажном носителе в виде заверенной копии.