Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов ИП

Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов организаций и ИП установлены законами о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ.

Общая информация о сроках хранения документов

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, включая налоговые регистры, предусмотрены следующими нормативными актами:

  • Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Налоговым кодексом РФ (часть первая);
  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;
  • Правилами выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 N 296.

Отдельные сроки хранения документов утверждены другими нормативными правовыми актами. Но доля таких документов крайне мала. Поэтому перечисленные выше акты являются основными.

В соответствии Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.

К указанным перечням документов относятся:

  1. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России);
  2. утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами РФ перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;

Ниже в следующем разделе приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций и ИП, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Перечень документов и сроки их хранения

В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.

В таблице:

  • срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
  • срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
Вид документа Срок хранения
Бухгалтерский учет и отчетность
Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
Регистры бухгалтерского учетаВ течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года
Главная книга5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Документы учетной политики
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учетаНе менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о нейВ течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):

— годовая;

— промежуточная

 

 

Постоянно

5 лет (при отсутствии годовых — постоянно)

Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:

— у аудируемого лица;

— у аудиторской организации, индивидуального аудитора

 

5 лет (для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно)

5 лет (при условии проведения внешней проверки качества работы)

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года
5 лет при условии проведения проверки (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу)
Журналы, базы данных учета кассовых документов (счетов, платежных поручений)5 лет
Путевые листы
Путевые листы5 лет (при отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет)
Журналы, базы данных учета путевых листов5 лет
Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет)
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи5 лет
Инвентаризационные описи
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств5 лет при условии проведения проверки
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссийПостоянно
Документы по основным средствам
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (акты списания федерального недвижимого имущества — постоянно)
Договоры и контракты
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товариществаПостоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору
Налоговый учет и отчетность
Общие вопросы
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налоговВ течение 4 лет
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налоговВ течение 4 лет
Копии документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), либо отрывные части документовНе менее 5 лет
Все электронные документы с УКЭП и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, применявшиеся для формирования УКЭП в жалобах и технологических электронных документахВ течение 5 лет с даты получения или отправки
Налоговые декларации
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов5 лет
Налог на добавленную стоимость
Счета-фактуры5 лет
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном видеВ течение не менее 4 лет с даты последней записи
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном видеВ течение не менее 4 лет с даты последней записи
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном видеНе менее 4 лет с даты последней записи
Полученные документы:

— копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами;

— таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;

— заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС;

— заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;

— документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии;

— документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии;

— первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС

В течение не менее 4 лет с даты последней записи
Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком)
Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС
Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи)В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур
Налог на доходы физических лиц
Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерских отчетов, документов, подтверждающих факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходовВ течение 5 лет
Налог на прибыль организаций
Документы, подтверждающие расходы на обучениеВ течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет
Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификацииВ течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет
Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификацииВ течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет
Документы, подтверждающие объем понесенного убыткаВ течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков
Упрощенная система налогообложения
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периодуВ течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периодуВ течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налоговВ течение всего срока действия соглашения
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетностиНе менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносовВ течение 6 лет
Расчеты по страховым взносам:

— годовые

— квартальные

 

50/75 лет

50/75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет)
Сертификаты ключей ЭПВ течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году
Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС)Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ
Квитанция о получении Расчета либо Квитанция о получении Расчета с ошибкамиНе менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС
Акцизы
Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акцизаНе менее 4 лет
Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежаНе менее 4 лет
Журналы учета акцизных марокНе менее 3 лет
Журналы учета специальных марокНе менее 3 лет
Налог на добычу полезных ископаемых
Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металловВ течение всего срока применения указанного коэффициента