Порядок и сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов организаций и ИП установлены законами о бухгалтерском учете и Налоговым кодексом РФ.
Общая информация о сроках хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, включая налоговые регистры, предусмотрены следующими нормативными актами:
- Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- Налоговым кодексом РФ (часть первая);
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236;
- Правилами выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 N 296.
Отдельные сроки хранения документов утверждены другими нормативными правовыми актами. Но доля таких документов крайне мала. Поэтому перечисленные выше акты являются основными.
В соответствии Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.
К указанным перечням документов относятся:
- перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России);
- утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами РФ перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения. Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом;
Ниже в следующем разделе приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций и ИП, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
Перечень документов и сроки их хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
В таблице:
- срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
- срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
| Вид документа | Срок хранения |
| Бухгалтерский учет и отчетность | |
| Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга | |
| Регистры бухгалтерского учета | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| Главная книга | 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) |
| Документы учетной политики | |
| Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета | Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней | |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): — годовая; — промежуточная |
Постоянно 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно) |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: — у аудируемого лица; — у аудиторской организации, индивидуального аудитора | 5 лет (для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно) 5 лет (при условии проведения внешней проверки качества работы) |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| 5 лет при условии проведения проверки (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) | |
| Журналы, базы данных учета кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет |
| Путевые листы | |
| Путевые листы | 5 лет (при отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет) |
| Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет |
| Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий | |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет |
| Инвентаризационные описи | |
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств | 5 лет при условии проведения проверки |
| Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно |
| Документы по основным средствам | |
| Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов | 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (акты списания федерального недвижимого имущества — постоянно) |
| Договоры и контракты | |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет |
| Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет |
| Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | Постоянно |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
| Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору |
| Налоговый учет и отчетность | |
| Общие вопросы | |
| Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов | В течение 4 лет |
| Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов | В течение 4 лет |
| Копии документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), либо отрывные части документов | Не менее 5 лет |
| Все электронные документы с УКЭП и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, применявшиеся для формирования УКЭП в жалобах и технологических электронных документах | В течение 5 лет с даты получения или отправки |
| Налоговые декларации | |
| Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов | 5 лет |
| Налог на добавленную стоимость | |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде | В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | Не менее 4 лет с даты последней записи |
| Полученные документы: — копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами; — таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ; — заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС; — заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей; — документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии; — документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии; — первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС | В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) | |
| Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС | |
| Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи) | В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур |
| Налог на доходы физических лиц | |
| Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерских отчетов, документов, подтверждающих факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов | В течение 5 лет |
| Налог на прибыль организаций | |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение | В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации | В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации | В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков |
| Упрощенная система налогообложения | |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
| Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог) | |
| Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
| Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции | |
| Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов | В течение всего срока действия соглашения |
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности | Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению |
| Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды | |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | В течение 6 лет |
| Расчеты по страховым взносам: — годовые — квартальные | 50/75 лет 50/75 лет |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет) |
| Сертификаты ключей ЭП | В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году |
| Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС) | Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ |
| Квитанция о получении Расчета либо Квитанция о получении Расчета с ошибками | Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС |
| Акцизы | |
| Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акциза | Не менее 4 лет |
| Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа | Не менее 4 лет |
| Журналы учета акцизных марок | Не менее 3 лет |
| Журналы учета специальных марок | Не менее 3 лет |
| Налог на добычу полезных ископаемых | |
| Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металлов | В течение всего срока применения указанного коэффициента |