Сколько времени надо хранить кадровые документы

Законодательством не определен единый перечень кадровых документов, которые должен иметь в наличии индивидуальный предприниматель. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения. Сами же сроки хранения кадровых документов установлены законодательно.

Общие сроки для кадровых документов

Организация и ИП на основании нормативных правовых актов, вправе составить перечень документов, которые должны оформляться при ведении деятельности. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»:

• если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
• если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов. Установлены следующие сроки хранения, приказов по личному составу:

• о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
• о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — 5 лет;
• о дисциплинарных взысканиях — 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка ИП хранятся 1 год, графики отпусков — 3 года.

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Какие кадровые документы относятся к обязательным

Законодательством не определено понятие «кадровые документы» и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень обязательных можно включить документы, перечисленные ниже:

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.
2. График отпусков.
3. Трудовые книжки и книги по их учету.
4. Сведения о трудовой деятельности. Они предоставляются работнику в случаях, установленных законом. Например, в день прекращения трудового договора должны быть выданы сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, в том числе ИП.
5. Табель учета рабочего времени.
6. Личная карточка работника.
7. Штатное расписание.
8. Обязательные локальные нормативные акты, к которым относятся:
   1. правила внутреннего трудового распорядка;
   2. документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников;
   3. положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в правилах внутреннего распорядка;
   4. локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим. Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, правилах внутреннего трудового распорядка;
   5. локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части. Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в правила внутреннего трудового распорядка.
9. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
10. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов.
11. 1Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.
12. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:
    1. правила и инструкции по охране труда;
    2. журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;
    3. перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;
    4. инструкция о мерах пожарной безопасности; кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.
13. График сменности.
14. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан.
15. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.
16. Иные документы, к которым, в частности, относятся:
    1. уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например следующие:
       • о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений;
       • необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте;
       • получении персональных данных от третьих лиц;
    2. справки, полученные от работников (их копии), например следующие:
       • о подтверждении беременности;
       • характере и условиях труда;
       • наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
       • стаже работы;
       • периодах работы, включаемых в страховой стаж.
    3. акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например следующие:
       • о непредоставлении объяснений работником;
       • об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания;
       • об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба.

 

Поясним пункт 4 из перечня выше —  работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной (кроме случаев, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). Это требование распространяется в том числе на работодателей — индивидуальных предпринимателей.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками умершего работника, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению.

Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.