Сколько времени надо хранить кадровые документы

Законодательством не определен единый перечень кадровых документов, которые должен иметь в наличии индивидуальный предприниматель. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения. Сами же сроки хранения кадровых документов установлены законодательно.

Общие сроки для кадровых документов

Организация и ИП на основании нормативных правовых актов, вправе составить перечень документов, которые должны оформляться при ведении деятельности. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236). Соблюдение указанных в Перечне сроки предписано нормами Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»:

  • если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
  • если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов. Установлены следующие сроки хранения, приказов по личному составу:

  • о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — 5 лет;
  • о дисциплинарных взысканиях — 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка ИП хранятся 1 год, графики отпусков — 3 года.

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Какие кадровые документы относятся к обязательным

Законодательством не определено понятие «кадровые документы» и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень обязательных можно включить документы, перечисленные ниже.

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним.

2. График отпусков.

3. Трудовые книжки и книги по их учету.

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной (кроме случаев, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется). Это требование распространяется в том числе на работодателей — индивидуальных предпринимателей.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками умершего работника, хранятся до востребования у работодателя в соответствии с требованиями к их хранению.
Помимо трудовых книжек работодатель обязан вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Сведения о трудовой деятельности. Они предоставляются работнику в случаях, установленных законом. Например, в день прекращения трудового договора должны быть выданы сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, в том числе ИП.

5. Табель учета рабочего времени.

6. Личная карточка работника.

7. Штатное расписание.

8. Обязательные локальные нормативные акты, к которым относятся:

  • а) правила внутреннего трудового распорядка;
  • б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников;
  • в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в правилах внутреннего распорядка;
  • г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим. Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, правилах внутреннего трудового распорядка;
  • д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части. Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в правила внутреннего трудового распорядка.

9. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

10. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание тех или иных документов.

11. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.

12. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

  • правила и инструкции по охране труда;
  • журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;
  • перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;
  • инструкция о мерах пожарной безопасности;

Кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

13. График сменности.

14. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан.

15. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.

16. Иные документы, к которым, в частности, относятся:

а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например следующие:

  • о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений;
  • необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте;
  • получении персональных данных от третьих лиц;

б) справки, полученные от работников (их копии), например следующие:

  • о подтверждении беременности;
  • характере и условиях труда;
  • наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
  • стаже работы;
  • периодах работы, включаемых в страховой стаж.

в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например следующие:

  • о непредоставлении объяснений работником;
  • об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания;
  • об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба.