Нужно ли представлять документы ИП, если истек срок их хранения

Бывают ситуации, когда налоговая инспекция требует ИП представить документы, срок хранения которых истек. Как быть в таких ситуациях? И предусмотрена ли ответственность за непредставление документов с истекшим сроком хранения?

Документов, которые ИП вынуждены создавать и использовать в своей деятельности, довольно много. Это бухгалтерские документы, документы по налоговому учету, кадровые документы и многие другие виды документов.

Для всех этих документов законодательно установлены сроки, в течение которых ИП должен обеспечивать их надежную сохранность.

Приведем в качестве примера сроки хранения некоторых бухгалтерских и кадровых документов.

Бухгалтерские документы:

  • первичные документы — 5 лет;
  • кассовые документы — 5 лет;
  • выписки по банковскому счету — 5 лет;
  • бухгалтерская отчетность – постоянно;
  • счета-фактуры — 5 лет;
  • налоговые декларации — 5 лет;
  • больничные листы — 6 лет;
  • документы по зарплате (расчетные ведомости, расчетные листки по зарплате) — 6 лет;
  • документы по зарплате при отсутствии лицевых счетов — 50 лет.

Кадровые документы:

  • лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 50 лет;
  • табель учета рабочего времени — 5 лет;
  • табель учета рабочего времени по вредным условиям труда — 50 лет.

После получения из налоговой запроса о предоставлении документов ИП в установленные Налоговым кодексом РФ сроки должен либо представить запрашиваемые документы, либо уведомить налоговую инспекцию, что не располагает запрашиваемыми документами (информацией), в том числе с учетом истекшего срока их хранения.

В любом случае индивидуальный предприниматель должен ответить в налоговую, соблюдая сроки, установленные для ответа. Отказ ИП от представления запрашиваемых документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса РФ.

Так, в случае непредставления в установленный срок документов и (или) иных сведений при отсутствии признаков налоговых правонарушений ИП может быть оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Но есть и более серьезные наказания. Например, при непредставлении налоговому органу в установленный срок расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных ИП как налоговым агентом, ИП может быть оштрафован в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.

В случае непредставления в установленный срок сведений о налогоплательщике (плательщике страховых взносов), отказа ИП представить имеющиеся у него документы, со сведениями о налогоплательщике (плательщике страховых взносов) по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушений законодательства о налогах и сборах, с ИП взыщут штраф в размере 10 тысяч рублей.