Бывают ситуации, когда налоговая инспекция требует ИП представить документы, срок хранения которых истек. Как быть в таких ситуациях? И предусмотрена ли ответственность за непредставление документов с истекшим сроком хранения?
Документов, которые ИП вынуждены создавать и использовать в своей деятельности, довольно много. Это бухгалтерские документы, документы по налоговому учету, кадровые документы и многие другие виды документов.
Для всех этих документов законодательно установлены сроки, в течение которых ИП должен обеспечивать их надежную сохранность.
Приведем в качестве примера сроки хранения некоторых бухгалтерских и кадровых документов.
Бухгалтерские документы:
- первичные документы — 5 лет;
- кассовые документы — 5 лет;
- выписки по банковскому счету — 5 лет;
- бухгалтерская отчетность – постоянно;
- счета-фактуры — 5 лет;
- налоговые декларации — 5 лет;
- больничные листы — 6 лет;
- документы по зарплате (расчетные ведомости, расчетные листки по зарплате) — 6 лет;
- документы по зарплате при отсутствии лицевых счетов — 50 лет.
Кадровые документы:
- лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 50 лет;
- табель учета рабочего времени — 5 лет;
- табель учета рабочего времени по вредным условиям труда — 50 лет.
После получения из налоговой запроса о предоставлении документов ИП в установленные Налоговым кодексом РФ сроки должен либо представить запрашиваемые документы, либо уведомить налоговую инспекцию, что не располагает запрашиваемыми документами (информацией), в том числе с учетом истекшего срока их хранения.
В любом случае индивидуальный предприниматель должен ответить в налоговую, соблюдая сроки, установленные для ответа. Отказ ИП от представления запрашиваемых документов или непредставление их в установленные сроки признаются налоговым правонарушением и влекут ответственность, предусмотренную статьей 126 Налогового кодекса РФ.
Так, в случае непредставления в установленный срок документов и (или) иных сведений при отсутствии признаков налоговых правонарушений ИП может быть оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Но есть и более серьезные наказания. Например, при непредставлении налоговому органу в установленный срок расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных ИП как налоговым агентом, ИП может быть оштрафован в размере 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.
В случае непредставления в установленный срок сведений о налогоплательщике (плательщике страховых взносов), отказа ИП представить имеющиеся у него документы, со сведениями о налогоплательщике (плательщике страховых взносов) по запросу налогового органа либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушений законодательства о налогах и сборах, с ИП взыщут штраф в размере 10 тысяч рублей.