Налоговый кодекс РФ разрешает подписывать счета-фактуры, выставленные индивидуальным предпринимателем, иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени ИП, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого ИП.
Отметим, что еще несколько лет назад бумажный счет-фактуру, выставляемый от имени ИП, должен был визировать исключительно сам предприниматель. При этом помимо своей подписи он должен указать еще и реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации.
В настоящее время предприниматели могут делегировать свои полномочия по подписанию счетов-фактур иным лицам.
В этом случае полномочия иного лица на подписание счетов-фактур от имени ИП должны подтверждаться доверенностью от предпринимателя, заверенной нотариально. На это прямо указывает Налоговый кодекс РФ, в соответствии с которым «уполномоченный представитель налогоплательщика — индивидуального предпринимателя осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности в форме электронного документа, подписанного электронной подписью доверителя (ИП).
В соответствии с Правилами заполнения счета-фактуры подпись лица, подписавшего документ, обязательно должна быть расшифрована. Поэтому уполномоченной лицо обязательно должно свою подпись расшифровать, указав свои инициалы, а только потом фамилию.
Как известно, в настоящее время Налоговый кодекс РФ позволяет выставлять счета-фактуры не только в привычном бумажном виде, но и в электронном. При этом надо иметь в виду, что выставление электронных счетов-фактур возможно лишь по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у партнеров совместимых технических средств и возможностей для их приема и обработки в соответствии с установленными форматами и порядком.
Электронный счет-фактура, выставленный ИП, подписывается его усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сказанное выше означает, что в отличие от бумажной формы счета-фактуры ИП не может передоверять свои полномочия по подписанию электронных документов иным лицам.
Напоминаем, что основным нормативным документом, регулирующим отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, является Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В заключение дадим краткое пояснение, связанное с факсимиле, которое представляет собой клише, то есть точное воспроизведение подписи средствами фотографии и печати. Положениями Налогового кодекса РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Нет подобной нормы и в Законе о бухгалтерском учете, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по такому счету-фактуре. Сказанное означает, что использование факсимиле (в том числе ИП) при подписании счетов-фактур недопустимо.