В ходе своей деятельности ИП оформляет большое количество бумажных документов, таких как первичные учетные документы, путевые листы, кассовые и банковские документы, документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговые декларации, счета-фактуры, приказы и т.п. В течение какого времени ИП должны хранить документы? Какие сроки хранения установлены для различных видов документов? Давайте в этом разберемся.
Общие правила хранения документов
Согласно статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом (в том числе индивидуальным предпринимателем) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Также в соответствии со статьей 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики, к которым относятся и ИП, обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов.
Течение указанного срока (четырех лет) начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Поэтому, в частности, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
ИП, как плательщики страховых взносов, обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.
Важный момент. Если в отношении одного и того же документа по разным правилам установлены различные сроки хранения, документ следует хранить в течение более продолжительного периода.
Перечень сроков хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
| № | Вид документа | Срок хранения документа | Примечания |
| 1 | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | 5 лет | При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 2 | Путевые листы | 5 лет | При отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет |
| 3 | Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет | |
| 4 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 лет | При условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности |
| 5 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): | ||
| а) годовая | Постоянно | ||
| б) промежуточная | 5 лет | При отсутствии годовых — постоянно | |
| 6 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетности | Постоянно | |
| 7 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним: | ||
| а) по основной (профильной) деятельности | Постоянно | ||
| б) по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ||
| 8 | Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | ||
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ||
| б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| в) о служебных проверках | 5 лет | ||
| г) о направлении в командировку работников | 5 лет | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ||
| 9 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) | 5 лет | При условии проведения проверки |
| 10 | Расчеты по страховым взносам: | 50/75 лет | |
| а) годовые | |||
| б) квартальные | |||
| 11 | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 12 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов | 5 лет | Налоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет |
| 13 | Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 14 | Справка о доходах и суммах НДФЛ | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет |
| 15 | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | |
| 16 | Счета-фактуры | 5 лет |
Что нужно знать о сроках
При определении сроков хранения документов нужно учитывать следующее:
- Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
- Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдаться всеми налогоплательщиками, в том числе ИП. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.
- Срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях и ИП.
- Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает ли данная организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.
- Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация (в том числе ИП) сама определяет срок хранения указанных документов. Однако этот срок не может быть меньше одного года.
- Срок хранения «50/75 лет» означает, что документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после указанной даты — 50 лет.
- Срок хранения с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
- Снижение сроков хранения, установленных Перечнем архивных документов, запрещается.
- Организации (в том числе ИП) вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.