Какие сроки хранения документов ИП

В ходе своей деятельности ИП оформляет большое количество бумажных документов, таких как первичные учетные документы, путевые листы, кассовые и банковские документы, документы бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговые декларации, счета-фактуры, приказы и т.п. В течение какого времени ИП должны хранить документы? Какие сроки хранения установлены для различных видов документов? Давайте в этом разберемся.

Общие правила хранения документов

Согласно статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом (в том числе индивидуальным предпринимателем) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Также в соответствии со статьей 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики, к которым относятся и ИП, обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и ИП), а также уплату (удержание) налогов.

Течение указанного срока (четырех лет) начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, в частности налога на прибыль организаций и НДС, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Поэтому, в частности, срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

ИП, как плательщики страховых взносов, обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными указанным законом.

Важный момент. Если в отношении одного и того же документа по разным правилам установлены различные сроки хранения, документ следует хранить в течение более продолжительного периода.

Перечень сроков хранения

В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.

Вид документаСрок хранения документаПримечания
1Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)5 летПри условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
2Путевые листы5 летПри отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет
3Журналы, базы данных учета путевых листов5 лет
4Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности5 летПри условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности
5Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
а) годоваяПостоянно
б) промежуточная5 летПри отсутствии годовых — постоянно
6Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (финансовой) отчетностиПостоянно
7Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информация, доклады) к ним:
а) по основной (профильной) деятельностиПостоянно
б) по административно-хозяйственным вопросам5 лет
8Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы50/75 лет ЭПК
б) о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью5 летОб отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет
в) о служебных проверках5 лет
г) о направлении в командировку работников5 летОб отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет
д) о дисциплинарных взысканиях3 года
9Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)5 летПри условии проведения проверки
10Расчеты по страховым взносам:50/75 лет
а) годовые
б) квартальные
11Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов6 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет
12Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов5 летНалоговые декларации индивидуальных предпринимателей по 2002 год включительно — 75 лет
13Документы (расчеты сумм налога, сообщения о невозможности удержать налог, регистры налогового учета) по НДФЛ5 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет
14Справка о доходах и суммах НДФЛ5 летПри отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет
15Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами5 лет
16Счета-фактуры5 лет

Что нужно знать о сроках

При определении сроков хранения документов нужно учитывать следующее:

  1. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
  2. Сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет) должны соблюдаться всеми налогоплательщиками, в том числе ИП. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.
  3. Срок хранения «Постоянно», установленный для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях и ИП.
  4. Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает ли данная организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.
  5. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация (в том числе ИП) сама определяет срок хранения указанных документов. Однако этот срок не может быть меньше одного года.
  6. Срок хранения «50/75 лет» означает, что документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после указанной даты — 50 лет.
  7. Срок хранения с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что документы после истечения установленного срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
  8. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем архивных документов, запрещается.
  9. Организации (в том числе ИП) вправе продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы ценности документов. Повышение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.