Простая электронная подпись широко применяется в области документооборота. Организация и получения простой ЭП имеет некоторые особенности и производится по определенным правилам. Об этом мы и поговорим.
В каких ситуациях используется простая ЭП
Простая электронная подпись предназначена, как правило, для документооборота. В этом случае она позволяет подтвердить авторство документа, но не гарантирует неизменность документа после его подписания и не обеспечивают юридическую значимость. Кроме того, простая электронная подпись применяется также для получения доступа к возможностям различных информационных систем, в том числе к Единому порталу государственных и муниципальных услуг.
Чтобы получить простую электронную подпись, необходимо выполнить определенные правила.
Итак, простая ЭП используется:
- в уже имеющихся информационных системах;
- без подключения к информационным системам.
Примером информационной системы является портал госуслуг. При использовании такой системы для целей документооборота надо подключиться к этой системе и получить от ее оператора учетную запись с логином и паролем, которые необходимы для создания простой ЭП. Подпись создается при регистрации портале и после создания позволяет отправлять сообщения и получать определенные госуслуги.
Еще одним примером использования простой ЭП является заключение договора ОСАГО. Гражданин, подписывающий электронный документ, для его последующего определения страховщиком по его простой ЭП, предоставляет страховщику с использованием официального сайта страховщика следующие сведения:
- фамилия, имя и отчество;
- вид документа, удостоверяющего личность, серия и номер данного документа;
- номер мобильного телефона и (или) адрес электронной почты.
Страховщик после проверки указанных сведений (кроме мобильного номера и адреса электронной почты) направляет на указанный гражданином мобильный номер и (или) адрес электронной почты текстовое сообщение, содержащее последовательность символов, являющуюся ключом простой ЭП, и указание на необходимость лицу, использующему простую электронную подпись, соблюдать ее конфиденциальность.
Простую электронную подпись можно использовать и без информационной системы. Для этого заинтересованные стороны подписывают между собой соглашение об обмене документами по электронной почте с использованием такой подписи. В качестве подписи, как правило, используется адрес электронной почты и пароль к определенному почтовому ящику.
Ниже мы рассмотрим варианты использования простой ЭП более подробно
Получение подписи для использования в информационной системе
Выше мы отметили, что электронные документы можно отправлять через специальные информационные системы (сервисы электронного документооборота). Отправленные таким образом сообщения и документы при соблюдении определенных условий считаются подписанными простой электронной подписью.
Чтобы получить возможность использовать простую ЭП в такой системе, нужно сделать две вещи, а именно, подключиться к системе и получить ключи электронной подписи.
Подключение к системе. Это можно сделать следующими способами:
- зарегистрироваться на специальном интернет-портале госоргана, суда или организации для обмена с ним сообщениями. Такая регистрация является бесплатной;
- создать систему в организации самостоятельно. В этом случае важно предусмотреть правила определения участника системы по его подписи;
- заключить на платной основе договор с оператором уже созданного сервиса. На компьютеры сотрудников организации в этом случае устанавливают необходимую программу или предоставляют им доступ к сайту оператора системы.
Получение ключей электронной подписи. При использовании имеющихся сервисов необходимо завести самим или получить от оператора учетную запись с логином и личным паролем. Логин к учетной записи будет ключом проверки электронной подписи, пароль к ней — ключом электронной подписи. После получения ключа электронной подписи он должен применяться в соответствии с правилами информационной системы.
Обратите внимание: для того, чтобы получить ключ электронной подписи подписант должен подтвердить свою личность.
Как получить ЭП для обмена электронными документами
Как уже упоминалось выше, контрагенты могут обмениваться между собой юридически значимыми электронными документами и вне информационных систем, например по электронной почте. Для того, чтобы в таких случаях документы считались подписанными простой ЭП, контрагенты заключают между собой соглашение об обмене документами с использованием простой ЭП.
В соглашении обязательно надо указать (это – требование закона об электронной подписи):
- правила определения подписанта по его простой ЭП. Например, можно указать, что документ считается подписанным простой ЭП, если направлен с корпоративной электронной почты. В таких случаях ключами ЭП являются пароли к электронным почтовым ящикам, а ключами проверки электронной подписи являются адреса электронной почты;
- необходимость соблюдения конфиденциальности ключа простой ЭП. Такая обязанность возлагается на лицо, которое создает и (или) использует ключ ЭП.
Соглашение надо составить в бумажной форме, с реальными подписями руководителей или полномочных представителей сторон.