Как ИП соблюдать кассовую дисциплину

Индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный порядок ведения кассовых операций. При этом для ИП установлены определенные требования по соблюдению кассовой дисциплины, которые они обязаны соблюдать.

Порядок ведения кассовых операций установлен документом, именуемым Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…» (далее – Указание ЦБ).

Должен ли ИП вести кассовую книгу

Вести кассовую книгу и составлять Приходные кассовые ордера и Расходные кассовые ордера ИП не обязаны. Такая возможность предусмотрена Указанием ЦБ. Связано это с тем, что все ИП так или иначе (то есть вне зависимости от применяемого режима налогообложения) ведут учет доходов и расходов (или только доходов).

Иными словами, все ИП выполняют условия, при которых они освобождаются от обязательного составления кассовых документов и ведения кассовой книги.

Обращаем внимание на то, что отсутствие кассовой книги и других кассовых документов несет в себе потенциальные риски конфликтных ситуаций с наемными работниками. Поэтому тем ИП, которые отказались от применения кассовых документов, рекомендуется использовать расписки при выдаче денежных средств наемным работникам. К таким денежным средствам, в частности, относятся отпускные, подотчетные суммы и т.п. Наличие расписок позволит избежать конфликтных ситуаций с работниками.

Еще раз отметим, что данная льгота по кассовой дисциплине, связанная с возможностью не оформлять кассовые документы, относится ко всем ИП.

Обязательно ли устанавливать лимит наличных в кассе

Указание ЦБ содержит вполне конкретную норму, относящуюся к кассовой дисциплине, в соответствии с которой ИП могут не устанавливать лимит остатка наличных денежных средств в кассе.

Если ИП ранее установил лимит кассы, то отменить этот ранее установленный лимит он может изданием соответствующего приказа об отмене лимита кассы. Данный приказ будет являться распорядительным документом ИП.

Приказ может потребоваться также в случае, когда приказ об установлении лимита остатка наличных денег издавался без указания окончания срока действия такого приказа (бессрочно), в связи с чем его отмена представляется необходимой.

Обращаем внимание на то, что здесь речь идет о лимите кассы, а не о лимите расчетов наличными (об этом мы поговорим в следующем разделе).

Каков для ИП лимит расчетов наличными

ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с организациями и другими ИП. Дело в том, что ИП, как и юридические лица, отнесены к участникам наличных расчетов. Обращаем внимание на то, что при расчетах с физическими лицами лимит расчетов индивидуальные предприниматели соблюдать не обязаны.

При наличных расчетах с юридическими лицами и другими ИП предприниматель должен соблюдать такое правило кассовой дисциплины, как лимит расчетов наличными, величина которого составляет 100 тысяч рублей в рамках одного договора.

При этом вид договора не имеет значения. Например, в размере, превышающем 100 тысяч рублей, нельзя производить:

  • оплату товаров, работ или услуг за наличный расчет;
  • выдачу и получение займов в наличной форме.

Для применения лимита расчетов наличными не имеет значения:

  • срок действия договора;
  • количество платежей по договору;
  • периодичность платежей по договору.

Что будет считаться превышением лимита (то есть нарушением дисциплины ведения кассы):

  1. оплата несколькими наличными платежами (получение нескольких наличных платежей), каждый из которых меньше 100 тысяч рублей по одному договору, на общую сумму, превышающую 100 тысяч рублей;
  2. оплата (получение) по истечении срока действия договора суммы наличными, в результате чего общая сумма наличных платежей по этому договору превысит 100 тысяч рублей;
  3. оплата наличными (получение наличными) неустойки, предусмотренной договором, если в совокупности с ценой договора, оплаченной наличными, сумма превысит 100 тысяч рублей;
  4. оплата по договору (получение денежных средств по договору) на сумму, превышающую 100 тысяч рублей, через подотчетное лицо.

Если ИП производит наличные расчеты в иностранной валюте, то лимитом будет сумма, эквивалентная 100 тысячам рублей по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.

Обращаем внимание на то, что не устанавливаются лимиты наличных расчетов при расходовании поступивших в кассу ИП наличных денег в валюте РФ на следующие цели:

  • на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера;
  • на личные (потребительские) нужды ИП, не связанные с ведением им предпринимательской деятельности;
  • на выдачу работникам под отчет.

ИП также может без ограничений возвращать полученные ранее наличные деньги за товары (работы или услуги) в случае возвращения или невыдачи товаров (невыполнения работ или неоказания услуг).

На что ИП может тратить наличные

Поступившую в кассу наличную выручку ИП вправе расходовать, помимо выплат на личные (потребительские) нужды, на следующие цели:

  • на выплату заработной платы работникам и выплаты социального характера;
  • оплату товаров (работ, услуг);
  • выдачу работникам денег под отчет;
  • возврат полученных ранее наличных за товары (работы, услуги), если товары возвращены (работы не выполнены, услуги не оказаны).

Остальные расчеты наличными ИП осуществляют за счет денег (с учетом установленного лимита наличных расчетов), поступивших в кассу с их банковских счетов. При этом ИП должен соблюдать требования кассовой дисциплины, в частности, лимит наличных расчетов.

А на что ИП не может тратить наличную выручку? Он не может тратить эту выручку, поступившую в кассу ИП:

  • на расчеты по операциям с ценными бумагами;
  • на оплату аренды недвижимого имущества;
  • на выдачу и погашение займов или процентов по ним.

Обращаем внимание, что в ограничениях выше речь идет о наличной выручке, полученной в кассу ИП. Если ИП снимает наличные деньги со своего расчетного счета, то на перечисленные выше цели он может их потратить.