Главная особенность простой электронной подписи заключается в том, что она создается при помощи кода, пароля или иных подобных средств и подтверждает, что она сформирована определенным лицом. В определенных ситуациях такая подпись признается эквивалентом обычной рукописной подписи.
Больше информации о простой ЭП вы найдете в статье.
Что такое простая ЭП
Давайте вспомним, что такое электронная подпись (ЭП). Это — цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которого лицо может подписывать электронные документы. Такая подпись гарантирует, что:
- документ исходит от конкретного лица (для всех видов электронных подписей);
- в документ не вносились изменения с того момента, как он был подписан (для некоторых видов ЭП).
Существует три вида ЭП:
- простая ЭП;
- усиленная неквалифицированая ЭП;
- усиленная квалифицированная ЭП.
Под простой электронной подписью понимается ЭП, которая с помощью кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования подписи определенным лицом. Обращаем внимание на то, что ключевым моментом в определении простой ЭП является привязка подписи к конкретному лицу.
Под кодом понимается совокупность знаков (символов, цифр, букв, пиктограмм и т.п.) и система определенных правил, с помощью которых информация представляется (кодируется) в виде набора знаков и в форме, удобной для передачи, обработки и хранения (или сокрытия) информации.
Паролем является строка символов, определяющая аутентичность пользователя.
Простая электронная подпись не требует записи на материальный носитель, упрощенно — она осуществляется путем ввода пользователем логина и пароля.
В отличие от усиленной простая ЭП не гарантирует, что после подписания электронного
документа в него не вносились изменения.
Смысл ЭП состоит в том, что она признается аналогом собственноручной подписи лица и придает электронному документу юридическую силу.
Документ считается подписанным простой ЭП, если в него включена сама подпись либо информация о лице, от имени которого был создан и (или) отправлен этот документ.
Для создания простой ЭП не нужно использовать шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций — создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи.
Подводя итог, отметим, что простая ЭП содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а просто удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средств.
Электронная подпись как аналог собственноручной подписи
Простая ЭП может быть признана аналогом (эквивалентом) собственноручной подписи только в случаях, когда это должно установлено федеральными законами и другими НПА, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем.
При этом такие НПА и соглашения обязательно должны предусматривать следующее:
- установление правил определения лица, которое подписывает электронный документ, по его простой электронной подписи;
- установление обязанности лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его (ключа) конфиденциальность.
Многие, наверно, пользовались государственными услугами в электронной форме (подавали запросы на портале госуслуг). Так вот, в таких ситуациях по умолчания признается равнозначность простой ЭП и собственноручной подписи заявителя.
Отметим, что для случаев, когда собственноручная подпись должна заверяться печатью, простая ЭП использоваться не может, так как в этом случае она не признается эквивалентом собственноручной подписи. Таким эквивалентом может быть только усиленная электронная подпись.
Когда можно использовать простую электронную подпись
Использовать простую ЭП могут как юрлица и ИП (в своей деятельности), так и граждане.
Юридические лица и ИП могут применять простую ЭП во внутреннем и внешнем электронном документообороте. Для этого, как минимум, должны выполняться условия наличия:
- соответствующего соглашения между контрагентами, устанавливающего правила обмена электронными документами;
- собственной корпоративной информационной системы.
Простую ЭП довольно широко применяют, в частности:
- при составлении первичных документов бухгалтерского учета;
- при дистанционном банковском обслуживании, в частности, с помощью систем «Клиент-Банк» или «Интернет-банкинг».
Очень часто всего простую ЭП используют граждане, например, когда совершают покупки в интернет-магазинах или получают определенные госуслуги через соответствующие электронные портал. Именно наличие логина и пароля при таких взаимодействиях однозначно идентифицируют гражданина.
Приведем несколько примеров использования простой ЭП. Она чаще всего применяется:
- при банковских операциях через онлайн-банк. Например, при регистрации в системе интернет-банкинга формируются логин и пароль для входа в систему;
- для получения госуслуг. Например, в Росреестре можно подать заявление, записаться на прием, используя простую электронную подпись. А в центре госуслуг «Мои документы» представителю компании сначала нужно подтвердить свою личность, для того чтобы приравнять простую ЭП к собственноручной;
- для заверения документов внутрикорпоративного ЭДО. Например, согласующие документ сотрудники подтверждают свое согласие с текстом документа по установленным корпоративным правилам.
Когда использовать простую ЭП нельзя
Простую электронную подпись нельзя применять в следующих случаях:
- если документ может быть исключительно в бумажном виде и должен быть подписан собственноручно. В качестве примера таких документов можно назвать вексель или нотариально заверяемую доверенность;
- если одна сторона подписывает электронный документ электронной подписью, а другая – собственноручной;
- если электронный документ или информационная система содержат сведения, которые составляют государственную тайну;
- если законом или другими НПА или соглашениями между участниками электронного взаимодействия предусмотрено использование другого вида ЭП (например, усиленной квалифицированной подписи).